Für eine fachgerechte Aktenlagerung in NRW sind drei Faktoren entscheidend: Sicherheit, Klima und Struktur. Akten müssen in trockenen, abschließbaren Räumen (DSGVO-konform) in Archivboxen gelagert werden. Um Büroflächen effizient zu nutzen, bietet Frye in Nordrhein-Westfalen die externe Archivierung mit systematischer Indizierung und termingerechter Aktenvernichtung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (6/10 Jahre) an.
Unser Sicherheitsarchiv bietet Sicherheitsstandards bei dem Ihre Akten sicher untergebracht und professionell vor Feuer, Nässe und Einbruch geschützt sind. Durch die digitale Erfassung in Form einer individuellen Verschlagwortung sind Ihre Akten leicht online bestellbar.
Die Lager sind mit elektronischen Zutrittskontrollen, Brandmeldeanlagen inklusive Feuerwehraufschaltung, Alarmanlagen sowie Videoüberwachung auf dem neuesten technischen Stand abgesichert und in der Regel beheizt.
Die Erfassung der Akten erfolgt flexibel entsprechend Ihrer Bedürfnisse. Gern übernehmen wir dabei die arbeitsintensive Archivierung und Verschlagwortung für Sie.
Jede Akte (Aktenkarton) wird mit einem Barcode versehen und nach Suchbegriffen in unserer Archivdatenbank erfasst. Die Suchbegriffe und der Umfang der Verschlagwortung werden mit Ihnen im Vorfeld individuell im Detail abgestimmt. Die Suchmasken sind dabei dynamisch und individuell veränderbar. Weiterhin ist es möglich, bereits vorhandene Datenbestände in Form von Excel-Listen in unsere Archivdatenbank zu importieren. Die Akten werden dann mittels des Barcodes in der Datenbank einem klar definierten Stellplatz im Lager zugeordnet. Sie entscheiden durch Unterteilung in Abteilungen und anhand einer umfangreichen Rechtevergabe über die Zugriffmöglichkeiten Ihrer Mitarbeiter.
Später benötigte Akten können Sie einfach und schnell von Ihrem Schreibtisch aus mit unserem browserbasierten Aktenerfassungs- und Bestellsystem auffinden und über den Warenkorb zur Anlieferung in Ihrem Hause abrufen und bei Bedarf auch neue Akten selbst in die Datenbank erfassen.
Unsere Lagermöglichkeiten bestehen aus:
Selbstverständlich können wir Ihnen bei Bedarf sowohl weitere Varianten, als auch eine komplette oder teilweise Digitalisierung Ihrer Akten anbieten.
Die Datenbank zur Verwaltung Ihrer Akten erreichen Sie ganz einfach mittels passwortgeschütztem Login über unser browserbasiertes Aktenerfassungs- und Bestellsystem. Somit können Sie diese jederzeit plattformunabhängig von jedem PC mit Internetanschluss erreichen, ohne zusätzliche Software auf Ihrem System installieren zu müssen. Zur Gewährleistung der Sicherheit ist eine zertifizierte SSL-Verschlüsselung eingerichtet.
Durch eine gezielte Archivorganisations- und Statusanalyse ermöglichen wir die Erarbeitung eines individuellen Organisationskonzepts. Organisationsziele und Konditionen werden an die Bedürfnisse Ihrer Firma angepasst, so dass wir eine speziell auf Sie abgestimmte Archivierungsvereinbarung erarbeiten können.
Jede Akte bzw. Karton erhält eine eindeutige Signatur mittels eines Barcodes. Durch diese Vorgehensweise ist ein lückenloser und detaillierter Nachweis über Art und Menge der gelagerten Akten gegeben. Der Transport des Archivgutes erfolgt mit eigenen Fahrzeugen und eigenem festen Personal unter Beachtung des Bundesdatenschutzgesetzes.
Unsere Lagermöglichkeiten bestehen aus Regalen, Kartons im Regal oder auf Paletten im Hochregal, Verschließbaren und verplombten Behältnissen und Lagercontainern.
Unser Sicherheitsarchiv bietet Sicherheitsstandards bei dem Ihre Akten sicher untergebracht und professionell vor Feuer, Nässe und Einbruch geschützt sind. Zudem sind unsere Lager mit elektronischen Zutrittskontrollen, Brandmeldeanlagen inklusive Feuerwehraufschaltung, Alarmanlagen sowie Videoüberwachung auf dem neuesten technischen Stand abgesichert und beheizt.
Ja, die Erfassung der Akten erfolgt flexibel entsprechend Ihrer Bedürfnisse. Gern informieren und beraten wie Sie über die Archivierung.
Ja, bei einem vor Ort Termin an unserem Lager oder per Abruf über das passwortgeschützte und browserbasiertes Aktenerfassungs- und Bestellsystem. Zur Gewährleistung der Sicherheit ist eine zertifizierte SSL-Verschlüsselung eingerichtet.
